Approver
已被分配用户权限的SmartBuy Plus用户,允许其批准交易. 需要批准的申请被自动路由到正确的审批人。. 审批者还可能具有其他SmartBuy Plus角色,如购物者或请求者.
Banner
Banner是Clark的ERP(企业资源计划)系统. 除此之外,它还可以作为太阳城娱乐城的会计/财务管理系统. SmartBuy Plus的许多功能与Banner紧密集成.
Direct Pay Invoice
作为一般规则,代表Clark进行的采购应生成采购订单. There are, however, 某些类型的交易,其中采购订单是不必要的或不合适的. 例子包括会员、订阅、实用程序等. 与这些类型的交易相关的发票在SmartBuy Plus中通过使用直接支付发票表单进行处理. 根据采购订单购买的发票不得使用此表格处理,而应送交会计处.
Purchase Order
采购订单(PO)是合同的一种形式,是用于向供应商订购商品或服务的法律文件. 当采购订单发送给供应商时, 它授权进行购买,并责成太阳城娱乐城支付所接受的商品或服务. 重要的是,订单要准确地描述所购买的商品/服务,并包括Clark期望支付的价格.
采购订单请求
不是来自在线目录的订单, 或从特别购买表格(本地食物)购买, Catering, etc.),使用采购订单请求表单创建. 此表单相当于纸质采购订单,可以为SmartBuy Plus中的任何供应商创建.
Receipt
收据是由用户创建的电子文档,用于指示已收到带有采购订单的商品或服务订单. 除直接付款发票和员工报销外,所有采购活动都必须创建收据.
Requestor
Requestor是SmartBuy Plus中的一个用户角色. 请求者必须在Banner (Clark的会计系统)中拥有适当的权限,以便将事务发送到事务会计代码中指定的基金和组织. 没有Banner权限的用户仍然可以以购物者的角色使用SmartBuy Plus(见下文).
Requisition
每一个订单/交易在SmartBuy Plus开始作为一个申请. 一旦提交,申请单将自动通过审批流程. 在审批过程的最后, 请购单将变成采购订单,并通过传真或电子邮件发送给供应商. 因为一个申请中可以包含多个供应商, 多个采购订单(每个供应商一个)可能导致一个申请单. 内部形式(改变顺序), new vendor request, 保险凭证)保留为请购单,不转化为采购订单.
Shopper
购物者是SmartBuy Plus的用户,没有在Banner (Clark的会计系统)中发布交易的权限。. 购物者可以使用SmartBuy Plus的大部分功能,但他们最终不能下订单或完成交易. 为了完成交易,购物者必须将他们的购物车分配给Requestor(见上文).