Award Expenditures
太阳城娱乐负责按照管理和预算办公室(OMB)制定的标准管理所有联邦基金。, 以及联邦机构和其他资助者制定的所有适用的指导方针和政策.
首席研究员(pi)负责对其拨款和合同进行财务监督,以确保所有费用符合OMB的要求, as well as any and all requirements, terms, and conditions of the funder and project award.
奖助金会计和OSPR提供额外的监督和支持,应在任何时候与奖助金财务管理方面的问题联系.
PIs can also refer to OSPR’s internal Post-award Checklist 协助管理赞助项目的奖金支出和其他要求.
Determining Allowable Costs
Determining Allowable Costs
OMB Circular A-21 (教育机构成本原则)确立了确定哪些成本适当适用于补助金的原则, 与教育机构签订的合同及其他协议.
According to OMB Circular A-21 all costs must be:
- Allowable under the terms of the grant/contract. To be allowable, costs must be:
- Reasonable,
- Allocable to the sponsored agreement,
- 根据会计原则给予一致的处理
- 符合A-21或赞助协议中规定的限制或排除.
- Reasonable. 采购采购方应考虑以下准则来确定合理性:
- 所采取的行动招致的费用反映了那些审慎的人在那些情况下.
- 该费用被确认为机构运作或实施赞助项目所必需的费用.
- 承担费用的人员谨慎行事,并考虑到他们对机构的责任, its employees, its students, the Federal Government, and the public at large.
- 为招致费用而采取的行动符合适用于该机构一般工作的机构政策和惯例, including sponsored projects.
- Allocable. A cost is allocable to a sponsored project if:
- 它只在赞助协议下推进工作,或者
- 它对赞助协议和其他机构工作都有好处,其比例可以合理地近似, or
- 这对机构的整体运作是必要的,并且根据OMB的原则,被认为可以部分分配给赞助项目.
关于可分配费用的附加规则包括:
如果一项成本对两个或两个以上的项目有利,其比例可以确定, 成本应按比例效益分配给项目. If these proportions cannot be determined, 则有关费用可根据管理及预算局通告a -21的原则,在合理的基础上分配或转移予受惠项目.
Unallowable Costs
Unallowable Costs
OMB Circular A-21 描述通常不允许报销的成本(不允许的成本). 不可允许的成本不能计入赞助协议. 以下是A-21规定不允许的一些费用类别:
- Alcohol
- 娱乐,包括午餐,晚餐,宴会,鲜花,和装饰的事件
- Certain Memberships and Subscriptions
- Advertising, Public Relations, 和资金筹集(除非为研究资助的职位做广告)
- 其他赞助协议或合同的损失
- Proposal Costs
管理和预算局通告A-21对这些和其他费用类别提供了完整的解释. OSPR和拨款会计也可以提供进一步的指导,如果有任何关于允许或不允许的费用的问题,应直接联系.
Approval of Award Expenditures
Approval of Award Expenditures
The PI is responsible for developing and reviewing their funding budget proposal to conform with agency and award guidelines; OSPR and the Dean of Research review and approve all proposals, including proposed budgets, prior to submission.
Once the University accepts an award, OSPR与PI和部门工作人员一起敲定协议, subcontracts, 并按照批准的预算项目授奖. 这包括确定与赠款有关的费用的授权签署人. PI可以通过将其添加为授权签署人的方式,将与其奖励的财务管理相关的一些职责分配给其部门中的适当人员, 但主要的监督责任仍由PI承担. 然后,OSPR确认所有相关文件已最终确定,并将其发送给拨款会计,后者将在我们的财务系统中为该奖项建立一个账户. 授权会计发送PI通知帐户设置与内部基金和帐户号码.
在资助期内,项目主任负责:
- 确保所有的支出都是允许和授权的, OMB guidelines, University policies, and state and federal law;
- 将费用记入适当的帐户和奖励;
- 在奖励期限内按照既定预算支出;
- 适当授权和记录支出;
- Reviewing expenditures regularly, at least on a monthly basis, 并立即采取行动纠正任何错误;
- Updating the account with any changes in authorized signers or other award related changes; and
- 监督所有子奖项的财务表现, including approving their invoices for payment. 有关详细信息,请参阅次级收件人/次级奖励监控政策.
任何直接支付给PI的付款/报销必须得到赞助项目和研究办公室的授权.
Sponsored Programs and Research
Jefferson 5th Floor, Atwood
Clark University
950 Main Street
Worcester, MA 01610
Lisa Gaudette, Director
1-508-421-3835